In materia di conservazione, l’articolo 3, comma 3, del D.M. 17 giugno 2014, recante disposizioni sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, ha disposto che entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, i documenti vanno posti in conservazione, laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (ovvero “stampati”) in caso contrario.
L’intervento richiamato, tuttavia, non ha modificato le norme in tema di conservazione e tra queste, con specifico riferimento ai documenti informatici fiscalmente rilevanti – tra cui:
- libro giornale e libro degli inventari;
- scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali;
- scritture ausiliarie di magazzino;
- registro dei beni ammortizzabili;
- registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto
In particolare, a tutti gli effetti di legge, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi meccanografici è considerata regolare in difetto di trascrizione (id: stampa) su supporti cartacei, nei termini di legge, dei dati relativi all'esercizio per il quale i termini di presentazione delle relative dichiarazioni annuali non siano scaduti da oltre tre mesi.
In alternativa, è possibile, (Cfr. D.M. Ministero Economia e Finanze del 17 giugno 2014 che richiama le regole oggi disciplinate dalle Linee Guida AgID), entro gli stessi termini, inviare i dati ad un sistema informatico a norma che consenta la conservazione in modo che:
a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.
c) il processo di conservazione dei documenti informatici termini con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Alla luce di quanto sopra, volendo sintetizzare il quadro normativo in essere qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:
a) ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
b) entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del citato DM 17 giugno 2014 – e, quindi, anche del codice dell’amministrazione digitale (decreto legislativo 7 marzo 2005, n°82) e dei relativi provvedimenti attuativi ai quali lo stesso DM rinvia – laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.
