L’art. 7 comma 4-quater del DL 357/1994 dispone che la tenuta di registri contabili con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se, in sede di accesso, ispezione o verifica, gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti e in loro presenza.

La norma opera in deroga al precedente comma 4-ter del medesimo articolo che impone, invece, la stampa dei registri “meccanografici” entro tre mesi da quello per la presentazione della dichiarazione dei redditi.

Come riportato anche nei documenti parlamentari relativi al DL 34/2019, il legislatore ha inteso estendere l'“obbligo di stampa cartacea soltanto all’atto del controllo e su richiesta dell’organo procedente, già previsto limitatamente ai registri dell’IVA, [...] a tutti i registri contabili tenuti in via meccanizzata o elettronica”.

Stampa dei libri contabili: quando le semplificazioni non semplificano

La finalità semplificatrice della norma, tuttavia, non è stata recepita dall’Agenzia delle Entrate che, con la risposta interpello 9 aprile 2021 n. 236 e la risoluzione 28 marzo 2022 n. 16, ha indicato che l’intervento non ha modificato le norme in tema di conservazione e che tenuta e conservazione dei documenti restano concetti e adempimenti distinti, seppure posti in continuità.

Pertanto, qualora i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:

• ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo mese successivo al termine di presentazione della relativa dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
   
• entro tale momento, però, occorre porli in conservazione nel rispetto del DM 17 giugno 2014, se il contribuente intende mantenerli in formato elettronico, oppure materializzati/stampati su carta, in caso contrario.

L'emendamento al DL 73/2022 approvato, determina di fatto il superamento della posizione restrittiva dell'Agenzia.

Si esplicita infatti che la norma in questione riguarda la tenuta “e la conservazione” di qualsiasi registro contabile elettronico.

Inoltre, la regolarità dei registri è riconosciuta non solo in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, ma anche di "conservazione sostitutiva digitale" ai sensi del Codice dell’amministrazione digitale (CAD – DLgs. 82/2005).

Come indicato nel comunicato stampa del CNDCEC, a seguito di tali modifiche, sarà sufficiente tenere aggiornati i libri e le scritture contabili su supporto informatico e stamparli soltanto all’atto di eventuali richieste da parte dell’Amministrazione finanziaria in sede di controllo.